高校辦公文件如何運用5S管理。為了給員工創造一個干凈、整潔、舒適的工作場所和空間環境，保持設備良好的運行環境，提高設備運轉率。促進公司特有的企業文化氛圍，達到提高員工素養、公司整體形象和管理水平人目的。所以很多企業都在推行5S管理，當然高效辦公文件管理也是一樣的，所以在此，特推出高校辦公文件如何運用5S管理的實施方法。

辦公室5S管理的目的：

辦公室5S包括多方面內容，文件管理是主要項目之一，文件5S活動的目的主要是為了提高辦公事務效率、減少查找文件的時間，創建干凈整潔的工作環境，同時也體現了公司整體管理水平的高低。衡量文件5S活動水準的一個重要指標就是找出文件所需的時間。

5S管理方法：

1、5S管理－整理（Seiri）

5S管理整理的意思是將工作區的所有東西區分為“需要”和“不需要”，把“需要”的東西和“不需要”的東西分開，把“必要”的東西分開，把不需要的東西處理掉，5S管理的目的是騰出空間，防止誤用，營造整潔的辦公環境。5S管理在實際工作中，辦公室經常會收到各種文件。如果不及時進行整理，文件就會堆積如山，文件丟失更嚴重。

發生這種情況時，我們需要做的第一件事就是對文件進行5S管理分類。5S管理分類的原則是區分“立即使用”、“暫時使用”、“長期不用”、“無需保存”，5S管理這樣分類有兩個含義：第一個含義是處理不必要的文件，這可以騰出空間。第二個含義是根據優先級對需要保留的文檔進行分類。

2、5S管理－整頓（Seiton）

5S管理整頓的意思是將所需文件置于工作人員能夠清楚理解和使用的狀態，推行5S管理即無需花時間查找狀態即可直接使用。這樣做的目的是讓文件放置一目了然，5S管理創建一個井井有條的辦公環境。要完成整頓過程，需要滿足以下三個要求：

①5S管理要求是確定文件的位置。比如老師的考勤文件應該放在一樓的第一個文件柜。文件的位置已確定。

②5S管理要求是將它們分類。例如，教師應將考勤放在第一個文件柜中，學生的考試文件應放在第二個文件柜中。這是分類安排。

③5S管理要求是識別文件。這個過程非常重要，識別的合理性直接影響文件批量管理的效率。如何識別文件？我們要了解鑒別的基本知識。文件標識可以使用單個數字、字母、文字或單詞的組合來表達一定的含義作為文件的標識。5S管理的目的是使用簡單易懂的符號。標記目標文件的位置。

3、5S管理－清掃（Seiso）

5S管理清掃的意思不只是打掃、清除，而是要經常清掃，保持文件整潔。重點是“經常”和“保持”。5S管清掃的目的是延續前兩個“S”的結果。比如有新文件時，直接按照整理整頓的要求，該清除的清除，需要保存的賦予新文件一個5S管理的標識將其放在規定的位置，并將標識的清單更新。這樣辦公室就不會出現文件積壓，文件也不會被遺忘或丟失。

4、5S管理－清潔（Seikeetsu）

5S管理清潔的意義在于將整理、整頓、清掃三個環節規范化、制度化。5S管理清潔的目的是保持前三個“S”的成果，養成這些3S的工作習慣。試想一下，如果每六個月才整理一次文件，在實踐中就沒有意義了，文件又會堆積起來，失去前三個“S”的意義。“清潔”環節在以往的基礎上提出了更高的要求。5S管理目的是把“整理”、“整頓”、“清掃”作為良好的“習慣”，逐步形成文件管理的規范。“整理”和“整頓”是描述正確的工作方法，“清掃”是強調把好的工作方法變成好習慣。“清潔”的意思是堅持以良好的“習慣”為標準和制度去執行。

5、5S管理－素養（Shit-suke）

5S管理素養的意思是每個人都按規定的要求執行。這是一個廣泛的要求，要求每個人都遵守執行，讓一個團隊共同執行。如果其他人不維護現有的秩序，現有的管理成果將在短時間內丟失。靠個人的行為是不可能維持之前的“4S”的。只有集體維護才能維護整個辦公室文件管理發揮真正的作用。

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