一、5S管理的具體含義：

1、整理：就是區分必需和非必需品，現場不放置非必需品：將混亂的狀態收拾成井然有序的狀態；5S管理是為了改善企業的體質；整理也是為了改善企業的體質;

2、整頓：就是能在30秒內找到要找的東西，將尋找必需品的時間減少為零：能迅速取出△能立即使用；處于能節約的狀態;

3、清掃：將崗位保持在無垃圾、無灰塵、干凈整潔的狀態， 清掃的對象：地板、天花板、墻壁、工具架、櫥柜等；機器、工具、測量用具等;

4、清潔：將整理、整頓、清掃進行到底，并且制度化；管理公開化，透明化;

5、素養： 對于規定了的事，大家都要認真地遵守執行；典型例子就是要求嚴守標準，強調的是團隊精神；養成良好的5S管理的習慣;

二、辦公室存在的問題：

1.工作目標不明:一是辦公室整體工作缺乏總體目標和規劃，不清楚辦公室工作就應做到什么程度，什么樣貌，向一個什么方向發展。二是辦公室人員個人對自己的崗位也缺乏正確定位，領導安排布置一件事就做一件事，缺乏自己工作規劃和目標。不會用心主動去思考，去構想下一步的工作，常常導致不主動就被動的局面。

2.服務對象不清:辦公室人員服務對象不僅僅僅是領導，還有全體干部職工以及領導聯系單位，服務更不上。有事時，總是找理由推脫，沒有構成服務上的合力，導致一些工作完成的不好，總是離領導要求相差甚遠，影響整個單位的形象。

3.執行力不強:辦公室對領導落實給各科室和干部職工交辦的工作協調不夠，催辦不力，有的科室不愿意由辦公室直接落實工作，有的還想要領導直接落實才愿意去做，只要領導交辦的眼前事情做完做好就行，由辦公室落實的工作敷衍了事。目前有的科室及辦公室在具體工作中存在不急、不管、不問。

4.自身職責定位不準:辦公室人員沒有明白辦公室工作就是服務的基本職責，認為辦公室是機關中樞，是指揮機構，什么都作單方面決定，而不是先向干部職工征求工作意見和推薦，造成制訂的許多辦法和措施，得不到領導的肯定和職工心悅誠服的執行。

5.工作措施創新不夠:目前，辦公室的工作措施基本上是延續以前的工作措施，依樣畫葫蘆，其管理j式也基本是按照崗位職責上面規定的主要事項而進行。辦公室沒有根據時間、地點、人員、機構、工作要求社會形勢等客觀環境的變化而完善相關措施，更沒有提出新穎的創新舉措來提高工作效率。

6.人員缺乏激情與活力:工作不緊不慢，不講速度，沒有進取之心，不用心主動地承辦工作。遇事拖旨，辦事推諉，甚至有部分人覺得工作創新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩。

7.辦公室人員知識結構不合理。學習不夠深入，沒有系統的去學公文處理、后勤、管理等知識。

三、辦公室推行5S管理的意義：

1.改善和提高企業形象

整齊、整潔的工作環境，容易吸引顧客，讓顧客心情舒暢；同時，由于口碑的相傳，企業會成為其它公司的學習榜樣，從而能大大提高企業的威望。

2.促成效率的提高

良好的工作環境和工作氛圍，再加上很有修養的合作伙伴，員工們可以集中精神，認認真真地干好本職工作，必然就能大大地提高效率。試想，如果員工們始終處于一個雜亂無序的工作環境中，情緒必然就會受到影響。情緒不高，干勁不大，又哪來的經濟效益？所以推動5S，是促成效率提高的有效途徑之一。

3.改善零件在庫周轉率

需要時能立即取出有用的物品，供需間物流通暢，就可以極大地減少那種尋找所需物品時，所滯留的時間。因此，能有效地改善零件在庫房中的周轉率。

4.減少直至消除故障，保障品質

優良的品質來自優良的工作環境。工作環境，只有通過經常性的清掃、點檢和檢查，不斷地凈化工作環境，才能有效地避免污損東西或損壞機械，維持設備的高效率，提高生產品質。

5.保障企業安全生產

整理、整頓、清掃，必須做到儲存明確，東西擺在定位上物歸原位，工作場所內都應保持寬敞、明亮，通道隨時都是暢通的，地上不能擺設不該放置的東西，工廠有條不紊，意外事件的發生自然就會相應地大為減少，當然安全就會有了保障。

6.降低生產成本

第六個目的，強調的是降低生產成本。一個企業通過實行或推行5S，它就能極大地減少人員、設備、場所、時間等這幾個方面的浪費，從而降低生產成本。

7.改善員工的精神面貌，使組織活力化

第七個目的，可以明顯地改善員工的精神面貌，使組織煥發一種強大的活力。員工都有尊嚴和成就感，對自己的工作盡心盡力，并帶動改善意識形態。

8.縮短作業周期，確保交貨

推動辦公室5S管理制度，通過實施整理、整頓、清掃、清潔來實現標準的管理，企業的管理就會一目了然，使異常的現象很明顯化，人員、設備、時間就不會造成浪費。企業生產能相應地非常順暢，作業效率必然就會提高，作業周期必然相應地縮短，確保交貨日期萬無一失了。