一，文件5S管理整理

　　公司的文件5S管理工作中最突出的問題是管理人員無法清楚地確定工作中形成的哪些文檔必須另存為文件。 然后，有必要澄清檔案的定義：國家機構，社會組織和在社會實踐活動中形成的個人，并保留原始文本，圖像，聲音和其他原始記錄形式。 簡而言之，企業文件是用于直接描述和反映公司活動并保留各種公司文檔和材料以供將來參考的通用術語。 實際上，文檔以各種形式存在。 在日常的文件管理工作中，需要主要從三個方面來判斷文件是否是文件：它是由企業在業務活動中不斷積累形成的嗎？ 審查未來的工作是否有價值？ 是原始歷史嗎？ 是的，它將作為文件保存并安全保存； 不，事件結束后將被消除。

　　二，5S文件的重組管理

　　由于文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)是(shi)從文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)轉換而(er)來的(de)(de)(de)，并(bing)且文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)是(shi)逐(zhu)(zhu)年(nian)逐(zhu)(zhu)年(nian)制作(zuo)的(de)(de)(de)，而(er)且雜亂無(wu)章，因此，只有按(an)照某些程(cheng)序和(he)(he)規則(ze)將(jiang)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)集(ji)中(zhong)保(bao)存(cun)(cun)(cun)才(cai)能將(jiang)它們轉換成文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)。 這時，合理使用5S管理和(he)(he)重組工具-識(shi)別和(he)(he)定位(wei)，將(jiang)大大提高工作(zuo)效率。 例如(ru)，如(ru)果公(gong)司組織會(hui)(hui)議，它將(jiang)不(bu)可(ke)避免地產生許多相互關聯(lian)的(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)和(he)(he)材料。 會(hui)(hui)議的(de)(de)(de)組織者將(jiang)逐(zhu)(zhu)漸積累(lei)這些文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)和(he)(he)材料，并(bing)在(zai)(zai)形(xing)成文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)之前系統(tong)地反映會(hui)(hui)議活動(dong)的(de)(de)(de)整個(ge)過程(cheng)。 因此，每個(ge)職(zhi)能部門(men)和(he)(he)每個(ge)員工應始終圍(wei)繞其(qi)職(zhi)能活動(dong)進行日常(chang)歸檔工作(zuo)：在(zai)(zai)活動(dong)計劃(hua)中(zhong)是(shi)否(fou)(fou)(fou)考慮檔案的(de)(de)(de)內容和(he)(he)收集(ji)； 活動(dong)中(zhong)產生的(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)是(shi)否(fou)(fou)(fou)被標(biao)記； 是(shi)否(fou)(fou)(fou)按(an)計劃(hua)收集(ji)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)； 是(shi)否(fou)(fou)(fou)有專門(men)指定的(de)(de)(de)存(cun)(cun)(cun)放地點； 文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)傳輸(shu)過程(cheng)中(zhong)是(shi)否(fou)(fou)(fou)有跟蹤(zong)記錄。 只有滿足以上幾點的(de)(de)(de)要求，才(cai)將(jiang)具有內在(zai)(zai)聯(lian)系的(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)科學地存(cun)(cun)(cun)儲在(zai)(zai)一(yi)起(qi)，從而(er)可(ke)以系統(tong)地反映各種活動(dong)的(de)(de)(de)原始面貌，并(bing)清(qing)楚(chu)地識(shi)別和(he)(he)定位(wei)。

　　三，文件(jian)5S管理清理

　　檔(dang)案(an)是(shi)歷史(shi)記錄，是(shi)鏈接過(guo)(guo)去，現(xian)在(zai)和(he)未來的(de)信(xin)息鏈接，具(ju)有(you)(you)不可替(ti)代的(de)重要價值。 當檔(dang)案(an)形成過(guo)(guo)程中(zhong)的(de)文(wen)(wen)(wen)獻缺乏連續性(xing)(xing)和(he)完(wan)(wan)整(zheng)(zheng)性(xing)(xing)時，檔(dang)案(an)具(ju)有(you)(you)一(yi)定的(de)局限(xian)性(xing)(xing)，不能(neng)真正反映歷史(shi)的(de)全貌，其使用價值將(jiang)大大降低。 這就(jiu)要求(qiu)所(suo)有(you)(you)職能(neng)部門(men)和(he)每個員工都要承(cheng)擔(dan)自己的(de)工作，并(bing)(bing)對現(xian)有(you)(you)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)進(jin)行(xing)5S管(guan)理和(he)清理工作：一(yi)項活動中(zhong)的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)是(shi)否連續且完(wan)(wan)整(zheng)(zheng)； 文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)存放處是(shi)否符合八防模式(shi)； 文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)是(shi)否移交(jiao)； 是(shi)否在(zai)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)收集(ji)(ji)過(guo)(guo)程中(zhong)確定問題的(de)原因并(bing)(bing)提出(chu)基(ji)本解決(jue)方案(an)。 同(tong)時，該公司對文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)集(ji)(ji)中(zhong)管(guan)理即將(jiang)進(jin)行(xing)。 以(yi)前的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)分散在(zai)各個部門(men)或個人雇員的(de)手中(zhong)。 當檔(dang)案(an)部門(men)采取有(you)(you)效的(de)收集(ji)(ji)方法(fa)和(he)措施時，各職能(neng)部門(men)及其員工共同(tong)努力，不斷完(wan)(wan)善(shan)和(he)完(wan)(wan)善(shan)。 還應審查失蹤人員的(de)狀況，以(yi)防止此(ci)類事件(jian)(jian)再(zai)次發(fa)生。

　　四(si)，清理文(wen)件(jian)5S管理

　　企(qi)業檔(dang)案館(guan)真實(shi)地記錄了往復現(xian)象，使這一時刻成為(wei)(wei)永恒，為(wei)(wei)企(qi)業準(zhun)確地制定發展規律提供了可(ke)靠(kao)的依據(ju)，為(wei)(wei)企(qi)業的長遠發展服(fu)務(wu)。 沒有規章制度(du)，該公司的文件(jian)5S管(guan)理系(xi)統已明(ming)確規定了歸(gui)檔(dang)工作(zuo)的方(fang)向。 但(dan)是，所有職能部門和(he)員工仍必須結合自己(ji)的工作(zuo)，規范日常檔(dang)案管(guan)理工作(zuo)程序，定期評(ping)估標準(zhun)化實(shi)施效果是否得以維持，并研(yan)究維護和(he)管(guan)理方(fang)法。

　　五，文(wen)件5S管(guan)理(li)素養

　　這就要求每(mei)個(ge)職(zhi)能部(bu)門和每(mei)個(ge)員(yuan)工都(dou)要進行培訓，并(bing)要進行以(yi)下方(fang)面(mian)的(de)(de)工作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)：檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)基(ji)本知識，檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)規章(zhang)制度； 根據(ju)自己(ji)的(de)(de)職(zhi)責(ze)，了解(jie)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)規章(zhang)制度； 并(bing)遵守工作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)中的(de)(de)規章(zhang)制度。 檔(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)部(bu)門有(you)義務提供相應的(de)(de)培訓機會，通過(guo)全體員(yuan)工的(de)(de)共同學習(xi)和協作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)，不斷完(wan)善檔(dang)(dang)案(an)法規，提高(gao)檔(dang)(dang)案(an)館5S的(de)(de)管(guan)理(li)(li)水平，形(xing)成良好(hao)的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)氛(fen)圍(wei)，使檔(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)工作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)成為可能。 以(yi)基(ji)層工作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)為基(ji)礎(chu)，并(bing)成為每(mei)位(wei)員(yuan)工都(dou)有(you)提高(gao)工作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)素養(yang)的(de)(de)優勢(shi)。